隨著生成式 AI 成為日常工作工具，「怎麼寫 Prompt」逐漸成為新的職場技能。Google 近期釋出 71 頁的《Workspace with Gemini Prompting Guide》，不只教使用者如何撰寫提示，更進一步示範如何在實際工作流程中，將 Google Workspace 與 Gemini 結合應用，提升效率。
由於這份指南的核心目標，是協助使用者更有效率地在 Google Workspace 中運用 Gemini，因此內容涵蓋大量與 Google 生態系整合的應用情境與功能示範。不過，在提示設計的底層邏輯上，其實與多數生成式 AI 並無太大差異，所以即使不是使用 Google 服務，讀者仍可將指南中的技巧轉化為通用方法，應用在自己慣用的 AI 工具上。
不只是寫 Prompt，而是整合整個工作流程
與一般單純介紹提示撰寫技巧的文件不同，這份指南明確以 Workspace 為核心，涵蓋多種實際情境，包括：
- 在 Gmail 中撰寫與潤飾郵件
- 在 Google Docs 產出文件草稿與摘要
- 在 Google Sheets 進行資料整理與文字生成
- 在 Google Meet 產生會議紀錄與後續摘要
指南強調，生成式 AI 並非單次問答工具，而是能嵌入日常辦公流程的協作助手。使用者可以在側邊欄直接下指令、反覆調整語氣與長度，甚至串接雲端文件內容，讓回應更貼近實際需求。
提示詞的 4 大核心原則：角色、任務、背景與格式
在提示設計上，Google 提出清晰的四大要素：
- 指定 AI 扮演的角色
- 明確說明要完成的任務
- 提供必要背景資訊
- 指定輸出格式
此外，指南也提醒幾個重要觀念，包括：使用自然語言即可，不必刻意寫成程式語法；提供限制條件與範例，有助於提升準確度。另外要把提示當成對話，反覆修正會得到更好的結果，以及善用雲端文件資料，讓內容更具脈絡。我們要追求的並不是如何「一次寫出完美 Prompt」，而是透過迭代與工具整合，逐步優化產出。
指南也依不同職能設計大量範例，包括行銷、業務、客服、人資等角色，示範在實際工作情境中如何下指令。不過，重點並非教讀者複製提示，而是提供框架，讓使用者依自身需求微調。
如何取得提示詞指南？
想要取得這份指南，可以點擊此連結：https://workspace.google.com/learning/content/gemini-prompt-guide。接著根據指示輸入信箱、公司、職位等內容即可下載。Google 也會直接寄送一份檔案至使用者提供的信箱。
不過目前這份文件看起來只有英文版，中文版筆者僅找到先前推出的舊版內容，重點放在提示撰寫原則與簡要範例說明，屬於基礎、入門導向內容，有興趣的讀著可參考以下連結：https://services.google.com/fh/files/misc/gemini-for-google-workspace-prompting-guide-101_zh-tw.pdf
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